ये तैयार रखें
- ✓GST रजिस्ट्रेशन सर्टिफ़िकेट और PAN
- ✓Udyam (MSME) सर्टिफ़िकेट या DPIIT स्टार्टअप मान्यता, अगर आप छूट का दावा करते हैं
- ✓टर्नओवर के लिए ऑडिट की हुई बैलेंस शीट / CA सर्टिफ़िकेट
- ✓अनुभव के लिए पिछले वर्क ऑर्डर और कम्प्लीशन सर्टिफ़िकेट
- ✓OEM ऑथराइज़ेशन (जब आप खुद निर्माता नहीं हैं)
- ✓कैटेगरी के हिसाब से ज़रूरी ISO / BIS / दूसरे क्वालिटी सर्टिफ़िकेट
- ✓मैनपावर के लिए: EPF और ESIC रजिस्ट्रेशन, लेबर लाइसेंस; सिक्योरिटी के लिए: PSARA लाइसेंस
एक्सपायरी की तारीख पर नज़र रखें
एक्सपायर हो चुका सर्टिफ़िकेट न होने के बराबर माना जाता है। अपने दस्तावेज़ एक्सपायरी तारीख के साथ Mitra के डॉक्यूमेंट वॉल्ट में रखें, और आपको हर टेंडर पर तैयारी की जाँच (readiness check) मिलेगी।
बिड की दस्तावेज़ लिस्ट कहाँ से बनती है
बिड की दस्तावेज़ ज़रूरतें तीन जगहों से बनती हैं: बिड दस्तावेज़ की स्टैंडर्ड शर्तें (जैसे टर्नओवर, अनुभव और पिछला प्रदर्शन), कैटेगरी के स्पेसिफ़िकेशन, और खरीदार की जोड़ी हुई ATC। बिड विक्रेता से माँगे गए दस्तावेज़ों की लिस्ट देती है; ATC और भी जोड़ सकती है, जैसे खास लाइसेंस, टेस्ट रिपोर्ट या अंडरटेकिंग। हर बिड के लिए अपनी चेकलिस्ट इन तीनों से बनाएँ, पिछली बिड की याद से नहीं।
मकसद के हिसाब से दस्तावेज़
- ✓पहचान और टैक्स: PAN, GST रजिस्ट्रेशन, और बिड माँगे तो इनकॉर्पोरेशन या पार्टनरशिप के दस्तावेज़
- ✓पात्रता: टर्नओवर का सबूत, और अनुभव व पिछले प्रदर्शन के कॉन्ट्रैक्ट इनवॉइस के साथ
- ✓छूट: Udyam सर्टिफ़िकेट या DPIIT मान्यता, साथ में बिड जो भी डिक्लेरेशन माँगे
- ✓प्रोडक्ट या सेवा: OEM ऑथराइज़ेशन, टेक्निकल डेटाशीट, टेस्ट रिपोर्ट, अप्रूवल या क्वालिटी सर्टिफ़िकेट
- ✓कम्प्लायंस: ATC में माँगे गए अंडरटेकिंग या डिक्लेरेशन, जैसे ब्लैकलिस्टिंग या लोकल कंटेंट पर, साइन और तारीख के साथ
दस्तावेज़ों की गलतियाँ जिनसे बिड रिजेक्ट होती है
- ✓दस्तावेज़ गलत स्लॉट में अपलोड करना, जिससे मूल्यांकन करने वाला उसे ढूँढ ही न पाए
- ✓ऐसा OEM ऑथराइज़ेशन जो सामान्य (generic) या एक्सपायर हो, या जिसमें बोली लगाने वाले या ऑफ़र किए गए प्रोडक्ट का नाम न हो
- ✓पिछले ऑर्डर बिना पूरे होने के सबूत के, जैसे इनवॉइस या कम्प्लीशन सर्टिफ़िकेट, जहाँ बिड इन्हें माँगती है
- ✓किसी दूसरी इकाई के नाम के सर्टिफ़िकेट, जैसे ग्रुप कंपनी के, जब बिड इसकी अनुमति न दे
- ✓धुंधले, कटे हुए या अधूरे पेज वाले स्कैन
- ✓बिना साइन के डिक्लेरेशन, या ATC में दिए फ़ॉर्मेट से अलग फ़ॉर्मेट में डिक्लेरेशन
बार-बार काम आने वाली दस्तावेज़ किट बनाएँ
स्टैंडर्ड दस्तावेज़ों (PAN, GST, Udyam, इनकॉर्पोरेशन, ISO वगैरह) का एक फ़ोल्डर रखें, साफ़ नाम और पढ़ने लायक PDF के साथ, और हर बिड के लिए एक अलग फ़ोल्डर रखें जिसमें उस बिड की खास चीज़ें हों, जैसे OEM ऑथराइज़ेशन और साइन किए हुए डिक्लेरेशन। स्टैंडर्ड फ़ोल्डर को तय अंतराल पर जाँचें, जैसे हर तिमाही, और जो भी एक्सपायर होने वाला हो उसे किसी बिड में ज़रूरत पड़ने से काफ़ी पहले रिन्यू करा लें। नई बिड आने पर उसकी दस्तावेज़ लिस्ट को किट से मिलाकर टिक करें, और आपको जल्दी पता चल जाएगा कि आप बिड कर सकते हैं या नहीं।
सबमिट दबाने से पहले
- ✓बिड की लिस्ट के हर दस्तावेज़ के सामने एक फ़ाइल अपलोड है
- ✓हर फ़ाइल खुलती है और पढ़ी जा सकती है
- ✓दस्तावेज़ों पर लिखे नाम आपकी GeM विक्रेता प्रोफ़ाइल से मेल खाते हैं
- ✓बिड की अंतिम तारीख पर सर्टिफ़िकेट वैध हैं
- ✓जहाँ बिड माँगती है वहाँ डिक्लेरेशन साइन किए हुए हैं
लाइव टेंडर देखें
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
हर GeM बिड के लिए कौन-से दस्तावेज़ ज़रूरी हैं?
कोई एक तय लिस्ट नहीं है: बिड और उसकी ATC तय करती हैं। आम तौर पर टर्नओवर का सबूत, पिछले प्रदर्शन के कॉन्ट्रैक्ट और इनवॉइस, OEM ऑथराइज़ेशन, प्रोडक्ट सर्टिफ़िकेट, और Udyam या DPIIT जैसे छूट के दस्तावेज़ माँगे जाते हैं।
दस्तावेज़ किस फ़ॉर्मेट में अपलोड करें?
बिड में दिए गए स्लॉट में साफ़, पढ़ने लायक PDF अपलोड करें, और जहाँ बिड माँगे वहाँ साइन करके। पासवर्ड से सुरक्षित या आधी-अधूरी स्कैन की हुई फ़ाइलें न दें।
क्या बिड बंद होने के बाद छूटा हुआ दस्तावेज़ अपलोड कर सकते हैं?
आम तौर पर नहीं। अंतिम तारीख से पहले सब कुछ अपलोड करें; इस भरोसे न रहें कि खरीदार बाद में स्पष्टीकरण माँगेगा।
जो दस्तावेज़ मेरी GeM प्रोफ़ाइल में पहले से हैं, क्या उन्हें भी अपलोड करना होगा?
अगर बिड की दस्तावेज़ लिस्ट उन्हें माँगती है, तो उन्हें बिड के साथ अपलोड करें। मूल्यांकन करने वाला वही देखता है जो बिड के साथ लगा है, इसलिए यह न मानें कि प्रोफ़ाइल वाला दस्तावेज़ देख लिया जाएगा।
OEM ऑथराइज़ेशन क्या है और कब चाहिए?
यह मूल उपकरण निर्माता (OEM) का पत्र है जो आपको उसका प्रोडक्ट ऑफ़र करने की अनुमति देता है। बिड इसे तब माँगती हैं जब बोली लगाने वाला निर्माता नहीं, बल्कि रीसेलर या डीलर हो। अगर बिड या ATC कोई फ़ॉर्मेट देती है तो वही इस्तेमाल करें, और पक्का करें कि यह आपके ऑफ़र किए गए प्रोडक्ट को कवर करता हो।
संबंधित गाइड
नियम बदल सकते हैं। बिड करने से पहले हमेशा बिड दस्तावेज़ और gem.gov.in पर जानकारी ज़रूर जाँचें। · अपडेट 2026-11-02
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